Remote Recruiting und Onboarding

Am 04.05.2020 war ein aufregender Tag für mich! Am Montag sind bei einem unserer Kunden die ersten neuen Mitarbeiter, die zum Teil komplett „remote“ ausgewählt wurden und nun in eine Zeit des Remote-Onboardings starten. Was noch vor einigen Wochen unmöglich erschien, ist jetzt gelebte Realität.  

Remote-Recruiting ja klar – aber für den gesamten Auswahlprozess? 

Wie auch viele andere Recruiter standen wir Mitte März vor der Situation, wie wir laufende Recruitings weiterführen können, wenn sich alle Ansprechpartner bei unseren Kunden im Homeoffice befinden? Videointerviews als Basis für die Auswahl? Das ein oder andere videobasierte Interview hatten wir natürlich schon geführt aber Videointerviews als Basis für die komplette Auswahl, den gesamten Prozess? Geht das? Was sagen unsere Kunden dazu? Was sagen die Bewerber? Wie kann man das genau gestalten? 

Eine gute technische und datenschutzkonforme Basis ist das A und O 

Schon seit einigen Jahren treiben wir bei proJob die Digitalisierung und Professionalisierung unsere IT-Systeme massiv voran. An der Seite haben wir einen hervorragenden IT-Dienstleister, der auch für eine Personal- und Unternehmensberatung eine immer zentralere Rolle einnimmt. Microsoft 365 und Teams gehören schon länger zu unserer Arbeitswelt, insofern war das Tool für die Videointerviews aber auch die videobasierten Briefings und Rücksprachen mit unseren Kunden sehr schnell gefunden – zumal bei Teams auch die DSGVO-Konformität gegeben ist, die für uns eine sehr große Rolle spielt. 

Strukturierte Videointerviews von der Vorauswahl bis hin zum entscheidenden Interview 

An oberster Stelle stand für uns in der neuen Situation Mitte März der intensive und offene Austausch mit unseren Kunden und Kandidaten. Die Offenheit und auch Flexibilität von allen Seiten auf diese Situation zu reagieren, hat uns wirklich begeistert. Jeder war daran interessiert, in der vorliegenden Situation die beste Lösung zu finden und ist unvoreingenommen an die neue Situation herangegangen. Und dass, obwohl jeder Beteiligte, trotz des letztlich gleichen Ziels, eigene Herausforderungen hatte. 

Für uns als Berater war es der Wunsch, den Kunden und die Bewerber auch weiterhin bestmöglich durch den Auswahlprozess zu begleiten und die Güte unserer Auswahltätigkeit beibehalten zu können. Für unsere Kunden stand ebenso stark im Fokus, den bestmöglichen Kandidaten für die jeweils vakante Position zu finden und auszuwählen. Und für unsere Bewerber bestand die Herausforderung darin, sich auch digital bestmöglich zu präsentieren und ein gutes Gefühl für den potenziellen neuen Arbeitgeber zu gewinnen.  

Wie sind wir bei den videobasierten Interviews genau vorgegangen? Wie auch in den telefonischen und persönlichen Interviews haben wir die videobasierten Interviews sehr gut vorbreitet und sehr strukturiert durchgeführt. Hier bedienen wir uns u.a. auch der STAR-Methode – eine aus den USA kommende formale Befragungstechnik für Bewerbungsgespräche, um umfassende Informationen über die Fähigkeiten und Verhaltensweisen eines Bewerbers in einem bestimmten Situationskontext zu erhalten (Definition Wikipedia). STAR steht hier für Situation, Task, Action und Result.  

Wie gelingt es aber darüber hinaus noch mehr Qualität in die Auswahl einfließen zu lassen? Als sehr hilfreich hat sich für uns auch die Durchführung von positionsbezogenen Cases erwiesen, die sehr gut auch in digitale Interviewprozesse eingebunden werden können. So sind (vorbereitete) Cases z. B. auch per Bildschirmübertragung möglich und auch Fallbeispiele und Rollenspiele können sehr gut einge-bunden werden. Bei einem vorbereiteten Case kann der Kandidat z. b. per Bildschirmübertragung durch die Slides führen.  

Einsatz von Eignungsdiagnostik im Remote-Recruiting 

Um gerade bei videobasierten Interviews eine noch höhere Auswahlqualität zu erzielen, hat auch der Einsatz eignungsdiagnostischer Testverfahren eine große Bedeutung. Diese können von den Bewerbern ebenso remote durchgeführt werden, was seitens der Bewerber als sehr angenehm empfunden wird und auf eine positive Candidate Experience einzahlt. Verschiedene Anbieter bieten Tests für alle möglichen Merkmalsbereiche (zum Beispiel kognitive Leistungsfähigkeit, Persönlichkeit, Interessen, Cultural Fit) an, mit denen Eignung und Passung von Bewerber ausgeleuchtet werden können. proJob arbeitet hier u.a. seit vielen Jahren mit den Persönlichkeitstests der Bochumer Ruhr-universität von Dr. Hossiep (BIP, BIF, etc.) und wird zukünftig auch ein Tool zur Messung des Cultural Fit anbieten, welches ebenso digital durchgeführt werden kann. 

Virtuelles Kennen lernen des Arbeitgebers  

Wenn der Recruitingprozess remote durchgeführt werden muss, ist es trotzdem, möglich auch mehr über das Unternehmen und die neuen Kollegen zu erfahren. So ist es im Rahmen des Auswahlprozesses möglich, virtuell das Team kennen zu lernen und/oder einen virtuellen Probetag durchzuführen. Die Technik bietet hier über Tools wie Teams sehr gute Möglichkeiten, den Mitarbeitern virtuell über die Schulter zu schauen. Auch ein virtueller Hausrundgang kann einen sehr guten ersten Eindruck verschaffen. 

Diese gesamte Vorgehensweise setzt bei allen Beteiligten ein hohes Maß an Offenheit, Flexibilität und sehr gute Vorbereitung voraus. Wir haben uns gemeinsam mit unseren Kunden und Bewerbern dieser Herausforderung gestellt und sind dafür belohnt worden. Der Auswahlprozess konnte auf einem hohen qualitativen Niveau in einem vernünftigen Zeitraum professionell durchgeführt werden. 

Remote ausgewählt – und was dann? Wie kann Remote Onboarding funktionieren? 

Da der Einstiegstermin der neu ausgewählten und eingestellten Kandidaten immer näher rückte, sich der Großteil der Belegschaft unseres Kunden jedoch im Homeoffice befand, stand für uns schnell fest, unseren Kunden auch beim (Remote-) Onboarding zu unterstützen. Eine ganze Reihe hilfreicher und wertvoller Webinare zum Wissensaufbau später, erstand im Auftrag unseres Kunden ein umfassendes Remote-Onboarding-Konzept inklusive eines kundenspezifischen Ablaufplans. Der Ablaufplan umfasste den gesamten Prozess von der Preboardingphase (Zeitraum zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag) bis hin zum eigentlichen Onboarding. Wir haben festgelegt welche Abteilung zu welchem Zeitpunkt welche Aufgaben hat und konnten den Prozess so für alle klar ersichtlich strukturieren. Im Fokus unser aller Aktivitäten stand der neue Mitarbeiter, dem es ermöglicht werden sollte, eine gute Bindung zum neuen Arbeitgeber aufzubauen und seine Ängste in dieser unruhigen Zeit zu nehmen. Unser Leitfanden hat alle Beteiligten sensibilisiert, wie wichtig ein gutes Onboarding gerade in unsicheren Zeiten für einen neuen Mitarbeiter ist. Und wie wichtig es vor allem ist, sich auf etwas Neues einzulassen – ganz nach unserem Motto des Titelbildes – Das haben wir noch nie probiert, also geht es sicher gut! 

Haben Sie mehr Interesse an diesem Thema? Können wir auch Ihnen bei diesem wichtigen Thema behilflich sein? Dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme!