Verliert Höflichkeit durch die DSGVO an Stellenwert?

Wer kennt das folgende Szenario nicht? Sie haben Geburtstag und es erreichen Sie viele Gratulationen auf den unterschiedlichsten Wegen. Nicht nur aus Ihrem privaten Umfeld, sondern häufig auch von Geschäftskontakten. Die Bandbreite der Gratulationswege ist groß: per Text- oder Sprachnachricht in WhatApp, per E-Mail oder SMS, per Facebook, Xing und über andere soziale Medien oder gar per Post oder als Anruf. Zusätzlich erhalten Sie diverse Glückwunschmails von verschiedenen Unternehmen, in denen in der Regel lockende Geburtstagsrabatte enthalten sind.
Wer Geburtstag hat, konnte sich bisher der Aufmerksamkeit anderer sicher sein – unabhängig davon, ob dies ausdrücklich gewünscht war oder nicht. Dies wird sich durch die DSGVO voraussichtlich ändern.

Woher nehmen Gratulanten die Geburtstagsinformation?

In Ihrem privaten Umkreis wird es kein Geheimnis sein, wann Sie Geburtstag haben. Gerade im Freundes- und engeren Bekanntenkreis ist die gegenseitige Geburtstagsgratulation eine Selbstverständlichkeit. Dies wird sich auch durch die DSGVO nicht ändern. Auch wenn es natürlich nicht auszuschließen ist, dass der ein oder andere Ihren Geburtstag vergisst und Ihnen verspätet gratuliert.
Interessanter sind die Fragen, a) woher Ihre Geschäftskontakte sowie die verschiedenen Unternehmen diese Information nehmen und b) ob sie diese im Rahmen der DSGVO zum Zwecke der Gratulation nutzen dürfen?
Woher die Information stammt, ist grundsätzlich nicht schwer zu beantworten. Haben Sie vielleicht einen Newsletter abonniert, besitzen Sie eine Kundenkarte, haben Sie während einer Online-Bestellung Ihr Geburtsdatum angegeben oder haben Sie Ihr Geburtsdatum in Xing öffentlich sichtbar freigegeben? Dann ist dies die Antwort auf die Ursprungsfrage a).

Ist die Nutzung des Geburtsdatums zu Gratulationszwecken in Anbetracht der DSGVO legitim?

Die Antwort ist zunächst NEIN! Es sei denn, Sie haben explizit Ihre Einwilligung dazu gegeben.  Art. 5 der DSGVO beschreibt die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Darin wird neben einer Zweckbindung auch eine Datenminimierung vorgesehen. Dies bedeutet, dass personenbezogene Daten nur für festgelegte und eindeutige Zwecke nur im notwendigen Umfang erhoben und verwendet werden dürfen. Die DSGVO sieht also eine Zweckbindung vor. Geben Sie Ihr Geburtsdatum zur Abwicklung eines Vertrages an, weil Sie zum Beispiel Ihre Volljährigkeit nachweisen müssen, ist damit nicht gerechtfertigt, dass Ihnen der Händler auch zum Geburtstag gratuliert. In diesem Falle läge eine Zweckentbindung vor, weil der Händler Ihr Geburtsdatum zu einem anderen Zweck verarbeiten würde als es ursprünglich vorgesehen war. Bedingt durch die DSGVO ist dazu in Zukunft eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits notwendig. Sie müssen zukünftig zustimmen, dass Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Gratulation genutzt werden dürfen.

Wie sieht es mit weiteren Anlässen zur Gratulation aus?

Die Gratulation zu Jubiläen, Hochzeitstagen und ähnlichen Anlässen erfordert, ebenso wie die Geburtstagsgratulation, die Einwilligung der betroffenen Person. Dies mag zunächst bizarr klingen, wird jedoch im Rahmen der DSGVO Realität. Was bedeutet das nun für Sie? Bestenfalls lassen Sie sich durch eine Einverständniserklärung die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu Gratulationszwecken freigeben. Zugegebenermaßen klingt eine Frage á la: „Darf ich Ihnen zum Geburtstag gratulieren?“ nicht besonders elegant, aber Sie sollten bedenken, dass wenn Ihnen jemand einen Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung anheften möchte die Gratulation ohne explizite Einwilligung ein denkbares Einfallstor ist.

Gibt es ein Gewohnheitsrecht hinsichtlich Gratulationen oder Weihnachts-/Ostergrüßen?

Das Argument, dass bisher jährlich Gratulationen ausgesprochen oder Weihnachts- bzw. Ostergrüße verschickt wurden, ist im Sinne der DSGVO kein Legitimiationsgrund für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse gilt übrigens auch als personenbezogenes Datum, sodass eine Gruß- bzw. Gratulationsmail an eine geschäftliche E-Mail-Adresse ebenfalls ohne Einwilligung des Betroffenen zu unterlassen ist. Bedauerlicherweise greifen in diesen Fällen weder die Argumentation der Kundenbindung noch die des Beziehungsmanagements. Sie erinnern sich vielleicht an die Auflistung der Legitimationsgründe für die Verarbeitung personenbezogener Daten, auf die wir in unserem letzten Beitrag zur DSGVO aufmerksam gemacht haben. Diese sind in Art. 6 Absatz 1 DSGVO enthalten. Nach verbreiteter Meinung sind Gratulationen und Festtagsgrüße nicht als berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f zu werten.

Was bedeutet das konkret für das Kunden- bzw. Beziehungsmanagement?

Am besten überlegen Sie sich, welche Bedeutung Sie Gratulationen oder Festtagsgrüßen beimessen und ob Sie in Zukunft darauf verzichten können und möchten. Wenn Sie dies verneinen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie sich die Einwilligung am elegantesten einholen. Natürlich werden Sie auch Geschäftskontakte haben, mit denen Sie ein nahezu freundschaftliches Verhältnis pflegen, in diesem Fall ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen die betroffene Person etwas Böses will, zwar äußerst gering, dennoch sollten Sie vielleicht nachfragen, wie die betroffene Person die Geburtstagsgrüße empfindet und ob dies nach wie vor gewünscht ist. Offene Kommunikation und Transparenz sind hier die Schlagworte.

Welche Meinung vertreten Sie hinsichtlich Gratulationen und Festtagsgrüßen?

Glauben Sie, dass das Verbot mit Erlaubnisvorbehalt das Ende der Höflichkeit bedeutet? Hinterlassen Sie uns dazu gerne einen Kommentar. Wir sind gespannt, was Sie darüber denken.
Herzliche Grüße,
Ihr proJob Team
PS: Abschließend möchte ich Sie darauf hinweisen, dass unsere Beiträge zur DSGVO weder eine individuelle Rechtsberatung ersetzen können noch sollen. Unsere Beiträge basieren zwar auf unserer intensiven Auseinandersetzung mit dem Thema, dennoch enthalten sie keine rechtlich verbindlichen Informationen.